Auditoría de Fórmulas en Excel

En el día a día con Excel, es común enfrentarnos a la tarea de revisar que las referencias en las fórmulas sean correctas, para ayudarnos en estas tareas Excel nos ofrece un conjunto de herramientas muy útiles.

En la pestaña "Fórmulas" buscarmos el grupo "Auditoría de Fórmulas"

Rastreo de precedentes / dependientes

Estas primeras dos opciones nos pemiten observar las relaciones entre las celdas a partir de flechas que parten de la celda dónde se ubica el cursor.

Rastrear Precedentes nos mostrará todas las celdas que alimentan a la fórmula en cuestión, es decir, de dónde toma los datos para el cálculo.

Rastrear Precedentes

La opción Rastrear Dependientes señalarálas fórmulas que dependen del dato o fórmula indicada.

Rastrear Dependientes

Una vez señalada la celda cuyo contenido deseamos auditar hacemos clic en la opción "Rastrear Precedentes" o "Rastrear Dependientes" según corresponda. Si se vuelve a presionar la misma opción, el rastreo continuará hasta no encontrar más dependencias o precedencias. Es común que las fórmulas tengan referencias en otras hojas o incusive archivos, éstas se denotarán con la siguiente imágen:
 

Referencias Externas

Una vez mostradas las relaciones, podemos hacer doble clic sobre la flecha y ubicará el cursor en la celda referida. Para las referencias externas, aparecerá el cuadro de la herramineta "Ir a", en este caso hacemos doble clic en la referencia del panel superior para que Excel nos lleve a la celda correspondiente.

Evaluar Fórmula

 Otra herramienta que nos ofrece Excel está en la opción "Evaluar Fórmula", ésta nos ayuda a visualizar paso a paso, el comportamiento de una fórmula, la siguiente animación ayudará a clarificar esto:

Una vez ubicado el cursor en la celda con la fórmula a evlauar, podremos, con el botón "Paso a paso para entrar" observar los valores que están alimentando a nuestra fórmula. Así seremos capaces de visualziar claramente el posible error en ésta.

Espero esto sea de utilidad para ustedes, les invito a comentar sobre el tema y dejar sus dudas aquí mismo o envíen un mensaje a través del formulario de contacto.

Les agradezco su atención y deseo una buena semana.

Uso de botones de opción en Excel

En una publicación anterior describí la forma de agregar controles especiales de formulario en una hoja electrónica. En esta ocasion explicaré cómo configurar y usar los botones de opción.

Una vez dibujados los controles, el proceso de configuración es prácticamente el mismo para todos los controles: deberemos cambiar la etiqueta que indique al usuario, el valor que representa y la celda de referencia, para esto hacemos clic con el botón derecho sobre el control dibujado y elegimos la opción "Formato de Control", y obtendremos una ventana similar a la siguiente:

 

• La opción "Vincular con la celda" indica en qué celda se leerá el valor del control.
• La pestaña "Texto Alternativo" nos permite cambiar la etiqueta del control. 

Veamos la siguiente situación
 

El funcionalidad de esta pequeña plantilla consiste en modificar el valor de una celda (C5) dependiendo de la opción elegida por el usuario.

Observemos que al hacer clic en cada opción el valor de la celda A6 también cambia, ésta es la celda vinculada de los botones de opción. El valor mostrado en ésta corresponde a un valor asignado por Excel a cada opción según se han ido dibujando (Niños: 1, Jóvenes: 2, Adultos: 3).

¿Cómo obtenemos los "costos de inscripción"? Estos valores deberán estar en alguna tabla o catálogo, ya sea en la misma hoja o en alguna otra, para este caso supongamos que la lista está en el rango AA1:AA3

La celda C5 deberá leer el valor de AA1, AA2 o AA3 ¿cómo en una celda indicamos la referencia a dichas celdas?. Una alternativa simple es usar la función INDIRECTO como se muestra a continuación:

= INDIRECTO ("AA" & A6)

De esta forma, leemos el valor de la celda de referencia (A6) y lo concatenamos (juntamos) con la referencia de la columna "AA", la función INDIRECTO interpreta el nombre de la celda y devuelve el valor que haya en ella.

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Controles de Formulario en Excel

Presentación

Excel es más que una herramienta para ordenar, filtrar y graficar los datos, ofrece muchas herramientas para ayudarnos a procesar y controlar la información de manera ágil, entre otras contamos con ciertos controles avanzados como botones, listas desplegables, opciones, etc.

Con estos controles podremos por ejemplo, permitir que el usuario elija valores de entre una lista de elementos, mostrar u ocultar datos complementarios en base a criterios proporcionados por el usuario y hasta ejecutar macros haciendo clic en algún botón.

En este artículo procuro, de forma breve, mostrar la configuración y uso de los controles de formulario de Excel.

¿Dónde están los controles de formulario?

Los controles de formulario se encuentran en la pestaña "Desarrollador" (o "Programador" - Dependiendo la versión de Excel).

Habilitando la pestaña "Desarrollador"

1. Hacemos clic con el botón derecho sobre alguna pestaña.

2. Elegimos la opción "Personalizar la cita de opciones"

3. En el recuadro derecho señalamos el elemento "Desarrollador" o "programador"

4. Clic en "Aceptar"

5. Ahora podemos ver la pestaña que necesitamos.

Los controles

En la pestaña "Desarrollador" en la sección "Controles" encontramos en menú "Insertar", aquí tenemos los controles que necesitamos para ampliar la funcionalidad de nuestra hoja electrónica.




Para insertar los controles, bastará con señalar el que se desea usar y "dibujarlo" sobre la hoja como lo muestra la siguiente animación.

A continuación una breve descripción de cada uno de estos controles:

 Botón. Permite ejecutar una macro.

Lista. Muestra varios valores, de los cuales puede elegirse uno o varios dependiento la necesidad.

Cuadro combinado. Es una lista "desplegable". Al diferencia de la lista, los valores en este control permanecen ocultos hasta que el usuario hace clic en la flecha de la derecha.

 Control de números. Permite incrementar o decrementar valores numéricos en una celda indicada.

Botón de opción. Sirve para dar al usuario la oportunidad de elegir una de entre varias alternativas.

Casilla de verificación. Muestra alternativas al usuario para que este pueda, o no, elegirlas.  

 Cuadro de grupo. Engloba varios controles en una misma sección de la hoja.



En las siguientes publicaciones mostraré algunos ejemplos de aplicación para estos controles.

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Les agradezco su atención y deseo una buena semana.